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Controlling: Die Personalkosten im Blick behalten
Personalkosten sind die mit Abstand höchsten Kosten in Tagespflegeeinrichtungen. Dem Controlling dieser Ausgaben sollte daher ein Höchstmaß an Aufmerksamkeit gewidmet werden. Unternehmensberater Michael Küppers gibt wichtige Hinweise dazu.
Personalkosten sind zum einen abhängig von der Höhe der Löhne und von der Menge des eingesetzten Personals. „Bei der Höhe der Löhne sind Tagespflegeinrichtungen in mehrfacher Hinsicht die Hände gebunden“, so der Unternehmensberater Michael Küppers (361° Coaching und Beratung) in der August-Ausgabe der Fachzeitschrift „TP“. „Spätestens seit der Einführung der Tariftreue in 2022 zahlen alle Pflegeeinrichtungen ihren Mitarbeitenden in der Pflege und Betreuung sehr ähnliche Gehälter.“
Eine wichtige Stellschraube sei also die Personaleinsatzplanung. „Wie in allen Pflegeeinrichtungen ist hier das entscheidende Stichwort die Planung und Erstellung der Dienstpläne auf Basis der Nettoarbeitszeit“, betont der Experte.
Grundlage: Die Nettoarbeitszeit
Was bedeutet aber nun Nettoarbeitszeit und wie kann diese berechnet werden? „Ausgangspunkt der Berechnung ist die Brutto-Arbeitszeit, also die Zeit, für die Mitarbeitende ein Gehalt erhalten und damit Kosten bei dem Arbeitgeber verursachen“, erläutert Küppers. Von dieser Brutto-Aarbeitszeit würden dann die Zeiten abgezogen, in denen Mitarbeitende nicht zur Verfügung stünden – z. B. Feiertage, Urlaub, Krankheit und Fortbildung, aber auch Dienst- und Fallbesprechungen.
Gerade bei den Zeiten, die unabhängig vom Beschäftigungsumfang anfallen (also etwa die erwähnten Dienst- und Fallbesprechung), spiele auch der Teilzeitfaktor eine erhebliche Rolle. „An einer Dienstbesprechung nehmen alle Mitarbeitenden gleichermaßen teil“, so Küppers. Gerade in Bereichen mit vielen Teilzeitbeschäftigten seien die Auswirkungen auf die Berechnung der Netto-Arbeitszeit nicht zu unterschätzen: „Für eine Halbtagskraft, die an einer Besprechung teilnimmt, bedeutet dies bei einer 50-Prozent-Stelle eine Verdopplung der Zeit in Relation zu einer Vollzeitkraft.“
Wirksames Personalcontrolling
Diese – und andere – Daten und Zahlen im Blick zu behalten, sei Aufgabe und Ziel eines wirksamen Personalcontrollings. „Analog zu vollstationären Einrichtungen ist es wichtig zu wissen, wie viel Personal an welchem Tag refinanziert ist und somit auch eingesetzt werden darf“, unterstreicht Küppers. „Diese erlösorientierte Einsatzplanung ist die Grundlage des Controllings.“
Lesen Sie den ganzen Beitrag mit vielen weiteren Hinweisen und Berechnungsbeispielen im Schwerpunktthema der Augustausgabe der Fachzeitschrift „TP“.
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