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Neue Dokumentationspflichten in der Verhinderungspflege: Mehr Aufwand, mehr Transparenz

Seit 1. Juli 2025 gilt das gemeinsame Jahresbudget für Kurzzeit- und Verhinderungspflege. Für Tagespflegeeinrichtungen bedeutet das vor allem neue Anforderungen bei Nachweis und Dokumentation – mit Folgen für Abrechnung und Organisation.

04.11.2025

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Seit Juli 2025 gelten für Tagespflegeeinrichtungen neue, strengere Nachweis- und Informationspflichten. Foto: Werner Krüper

Mit dem neuen § 42a SGB XI hat der Gesetzgeber die bisher getrennten Budgets für Kurzzeit- und Verhinderungspflege zusammengeführt. Pflegebedürftige der Grade 2 bis 5 können seitdem über ein gemeinsames Jahresbudget von 3.539 Euro verfügen – „vollkommen flexibel für die Verhinderungs- und die Kurzzeitpflege“. Auch die bisherige Vorpflegezeit entfällt. Anspruch besteht nun sofort, sobald ein Pflegegrad 2 vorliegt.

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Dokumentation wird zur Pflichtaufgabe

Die neuen Regelungen bringen jedoch erheblichen Mehraufwand. Einrichtungen müssen nachweisen, „welche Beträge bereits verauslagt wurden“, um Missbrauch zu verhindern, schreibt Berater Michael Küppers in seinem Beitrag in der Oktober-Ausgabe der Zeitschrift Tagespflege. Besonders tückisch: Die Pflicht zur Information der Pflegebedürftigen „unverzüglich im Anschluss an die Leistungserbringung“. Streng ausgelegt, bedeutet das: direkt nach dem Verlassen der Einrichtung.

Hinzu kommt, dass die Übersicht „schriftlich“ erfolgen muss – also in Papierform und mit handschriftlicher Unterschrift. „Leistungsnachweise, wie diese in manchen Tagespflegen geführt werden, reichen an dieser Stelle nicht aus“, heißt es im Beitrag. Erst mit Zustimmung der Patient:innen darf der Nachweis auch digital versendet werden.

Fristen für Kostenträger sind eng gesetzt

Auch gegenüber den Pflegekassen gelten nun klare Fristen: Leistungen müssen „spätestens bis zum Ende des auf den Monat der Leistungserbringung folgenden Kalendermonats“ angezeigt werden. Wird im August geleistet, muss die Meldung also bis Ende September vorliegen.

Michael Küppers empfiehlt daher, sich „die Leistungen von den Gästen der Tagespflege abtreten zu lassen und unmittelbar mit den Kostenträgern abzurechnen“. So lassen sich Fristen leichter einhalten und Fehler vermeiden.

Lesen Sie den gesamten Beitrag in der Ausgabe 10/2025 der Zeitschrift Tagespflege.

Erfahren Sie außerdem alles Wichtige im Online-Seminar mit Michael Küppers am 13. November.