Neue Empfehlungen zu Vergütungsverfahren: Mehr Struktur – aber auch neue Risiken für Träger

Auf Grundlage des BEEP-Gesetzes regelt ein 13-seitiger Empfehlungsentwurf erstmals auf Bundesebene, wie ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen ihre Kosten kalkulieren, nachweisen und mit den Leistungsträgern verhandeln sollen.

Der Hintergrund: Das Verhandlungsgeschehen in der Sozialen Pflegeversicherung hat sich grundlegend gewandelt. Vor allem die jährliche Veröffentlichung des regional üblichen Entlohnungsniveaus (rüE) zum 30. September und die verpflichtende Gehaltsanpassung zum 1. Januar erzeugen enormen Zeitdruck. Innerhalb weniger Monate müssen Pflegeeinrichtungen ihre Vergütungen neu aushandeln, um gestiegene Personalkosten zu refinanzieren. Die Empfehlungen nach § 86a Absatz 3 SGB XI sollen als „handlungsleitende Richtschnur für eine effiziente Verhandlungs- und Vereinbarungspraxis“ dienen.

BEEP-Gesetz: Rechtsgrundlage und Verbindlichkeit der Empfehlungen

Das am 1. Januar 2026 in Kraft getretene BEEP-Gesetz sieht vor, dass bis zum 1. Oktober 2026 Empfehlungen nach § 75 Absatz 6 SGB XI auf Bundesebene vorliegen. Bewährte Vorgehensweisen aus den Ländern sollen einfließen. Eine Länderöffnungsklausel gibt abweichenden Regelungen in Landesrahmenverträgen nach § 75 Absatz 1 SGB XI Vorrang. Fehlen solche, sind die Bundesempfehlungen „unmittelbar verbindlich“.

Vier Grundsätze prägen den Entwurf:

• Transparenz und Handhabbarkeit der Vergütungsstruktur
• Leistungsgerechtigkeit bei wirtschaftlicher Betriebsführung
• Prospektive Kostenkalkulation als Verhandlungsbasis
• Beitragssatzstabilität gemäß § 70 SGB XI

Ambulante Pflege: So funktionieren die zwei Kalkulationswege

Der Entwurf sieht zwei Kalkulationswege für ambulante Pflegedienste vor:

• Kostengrundkalkulation: Der Pflegedienst legt sämtliche Gestehungskosten offen – Personalkosten mit Gehältern, Zulagen und Sozialversicherung sowie Sachkosten für Verwaltung, Fahrzeugbetrieb und medizinisch-pflegerischen Bedarf.
• Kostensteigerungskalkulation: Sie baut auf einer bestehenden Grundkalkulation auf und beschränkt die Darlegungspflicht auf eingetretene Veränderungen – vorausgesetzt, Entlohnungsmodell und Kostenaufteilung sind unverändert geblieben.

Als Steigerungsparameter dienen tarifliche Erhöhungen beziehungsweise die Fortschreibung des rüE für Personalkosten sowie Inflationsraten oder Institutsprognosen für Sachkosten. Die Leistungsträger prüfen zweistufig: erst Plausibilität, dann wirtschaftliche Angemessenheit im externen Vergleich.

Kollektivverhandlungen sind ausdrücklich möglich – für Pflegedienste mit vergleichbarem Vergütungsniveau, etwa innerhalb derselben Tarifgemeinschaft oder bei Anwendung des rüE. Jeder beteiligte Dienst muss eine Verhandlungs- und Abschlussvollmacht vorlegen. Die Kalkulation stützt sich auf eine repräsentative Stichprobe, die regionale Unterschiede, Betriebsgrößen und Personalstrukturen abbildet.

Stationäre Pflege: Individualverfahren oder Pauschalverfahren

Für stationäre Einrichtungen unterscheidet der Entwurf zwei Wege:

• Individualverfahren: Der Träger legt die voraussichtlichen Gestehungskosten auf Basis von pflegegradabhängiger Belegung, qualifikationsbezogener Personalausstattung und länderindividuellem Auslastungsgrad dar. Kalkulierbar sind Personal- und Sachkosten – von Pflege- und Betreuungspersonal über Energie und Lebensmittel bis zu Fremddienstleistungen und ehrenamtlichen Aufwandsentschädigungen nach § 82b SGB XI. Teilstationäre Einrichtungen müssen zusätzlich Öffnungszeiten und Beförderungskosten angeben.
• Vereinfachtes Pauschalverfahren: Analog zur ambulanten Kostensteigerungskalkulation wird eine pauschale Steigerungsrate auf Basis der letzten Pflegesatzvereinbarung angeboten – sofern Ausgangswerte, Belegung und Personalausstattung unverändert geblieben sind.

In beiden Fällen bleibt die Wirtschaftlichkeitsprüfung durch die Leistungsträger obligatorisch.

Nachweispflichten: Was Pflegeeinrichtungen vorlegen müssen

Pflegeeinrichtungen müssen unter anderem pseudonymisierte Personallisten, aktuelle Tarifverträge oder Vergütungsordnungen sowie bei Haustarifen eine rechtsverbindliche Trägererklärung vorlegen. Reichen diese Angaben nicht aus, können die Leistungsträger unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit weitere Nachweise anfordern – etwa anonymisierte Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertragsauszüge oder Sachkostenbelege.

Wichtig: Sämtliche Nachweise müssen digital und maschinell auswertbar bereitgestellt werden. Die Verhandlungsergebnisse sind in einer digitalen Ergebnisübersicht zu dokumentieren. Das soll Anschlussvereinbarungen erleichtern und den gesamten Prozess beschleunigen.

Kritik aus der Praxis: Bürokratieabbau bleibt unvollständig

Aus Trägersicht greift der versprochene Bürokratieabbau zu kurz. Christian Schultz, Vorstand der Diakonie-Stiftung-Salem und Sprecher des Netzwerks „ZukunftPflege NRW“, sieht ein zentrales Problem: „Der Entwurf verfolgt das richtige Ziel: Verfahren zu vereinfachen und Pflegeeinrichtungen zu entlasten. In der konkreten Ausgestaltung drohen jedoch zusätzliche Bürokratie, verzögerte Verhandlungen und wirtschaftliche Risiken, die weiterhin einseitig auf die Träger verlagert werden.“

Besonders kritisch bewertet Schultz die enge jährliche rüE-Taktung: „Wenn die rüE jedes Jahr neue Verhandlungsspitzen erzeugt, brauchen wir automatische Fortschreibungs- oder Indexierungslogiken – vor allem für tarifgebundene Einrichtungen.“

Auch die vorgesehene Zwei-Stufen-Prüfung bleibe konfliktanfällig, solange eine bundesweit einheitliche Vergleichssystematik fehle. Verzögerte Abschlüsse gefährdeten Liquidität und Versorgungssicherheit.